گام به گام تا مدیریت موفق منابع انسانی

گام اول: شناخت وعارضه یابی حوزه منابع انسانی

مقدمه

امروزه اطلاعات و دانش با زندگی بشر چنان درهم آمیخته شده است که عصر حاضر را عصر اطلاعات نامیدهاند. در این شرایط نقش انسان در سازمان و نوع نگاه ب ه او، سهم بسزایی در موفقیت یا شکست سازمانها د ا ر د. در نتیج ه اندیشه های تازه ودگرگونیهای ریشهای که در قلمروی مدیریت منابع انسانی پدید آمد ه بی آنکه با ایستادگی یا مقاومتی مواجه شود، به آسا نی پذیرفته شده و راه را برای بهرهگیری بالاتر از توان تخصصی کارکنان سازمان هموارکرده است.

از سوی دیگر بیش از یک دهه است که اندیشمندان و مشاورین حوزه مدیریت منابع انسانی به این واقعیت بیش از پیش

بردهاند که برای استفاده مؤثر از نیروی انسانی در یک سازمان، گریزی از همسویی و یکپارچگی در زیر فر ایندهای حوزه منابع انسانی نمی باشد. به عبارت سادهتر نمی توان بر جذب بهترینها و شایستهترینها تاکید ور زید بدون آنکه زیر ساختهای نگهداشت شایستهترینها را از قبل فراهم آورده و یا بر لزوم افزایش بهرهو ری و بهبود عملکرد اصرار ورزیم در حالیکه فاقد سیستمه ا ی مناسب پایش و اندازهگیری عملکرد کارکنان می باشیم.

بنابراین به منظور افزایش بهرهوری کارکنان میبایست ابتدا به شناخت نقاط قوت و ضعف مدیریت منابع انسانی و در نهایت بهبود و ارتقاء عملکرد این حوزه از سازمان پرداخت. به عبارت دیگر شناخت و عارضهیابی حوزه منابعانسانی نخستین گام در راستای ارتقاء حوزه منابع انسانی سازمان و پیادهسازی نظام جامع منابع انسانی است.

مدلعارضهیابیوشناختحوزهمنابعانسانیبراساسشاخصهایادراکیوعملکردی

هر سیستم می تواند از دو جنبه فرایند و نحوه عملکرد سیستم و نتایج حاصل از عملکرد آن مورد ارزیابی قرار گیرد. برای ارزیابی حوزه منابع انسانی نیز، از یک سو می توان تنها به ارزیابی فرایند منابع انسانی پرداخت و ا ز سوی دیگر نیز م ی توا ن به ارزیاب ی خروجیها و یا به عبارتی میزان دستیابی به اهداف پرداخت. مسلما" ارزیابی این دو بعد به صورت یکپارچه نتایج قابل اطمینانتری را به جای خواهد گذاشت.

ارزیابی فرایندها در حوزه منابع انسانی امری جدید نیست. برای این منظور می توان از چک لیستها ی موجو د د ر مدلهای تعالی سازمانی و یا مدلهای خاص ارزیابی منابع انسانی بهره گرفت. در زمینه خروجیها و میزان دستیابی به اهداف اندکی ارزیابی مشکل خواهد بود زیرا اهداف مدیریت منابع انسانی عمدتًا کیفی هستند و ارزیابی خروجیها به مراتب دشوارتر از ارزیابی فرایندها است.

بر این اساس در ارزیابی نتایج می توان از شواهدی نظیر سنجش میزان رضایت کارکنان به عنوان یکی از سنج ه های قا بل اتک ا استفاده نمود. به عبارت دیگر یکی از آثار عملکرد مناسب حوزه منابع انسانی را می توان در میزان رضایت کارکنان مشاهده نمود.

بنابراین به منظور ارزیابی فرایند منابع انسانی می توان از مشاهده مستندات و خطمشیها و به منظور ارزیابی نتایج م ی توان ا ز صاحبه با کارکنان و مدیران منابع انسانی و همچنین کارکنان و مدیران منتخب در حوزههای دیگر یک شرکت استفاده نمود.

روشها ١ و مدلهای ٢ مختلفی برای ارزیابی حوزه منابع انسانی و شناخت نقاط قوت و ضعف آن وجود دارد که هر یک دارای نقا ط قوت و ضعفی می باشند. مدل عارضهیابی و شناخت حوزه منابع انسانی ب  ر اساس شاخصهای ادراک ی و عملکرد ی، از دو بخش سنجش شاخصهای عملکردی و سنجش شاخصهای ادراکی تشکیل شده است و حوزه منابع انسان ی را از هر دو جنبه فرایندها و نتایج مورد ارزیابی قرار می دهد. در این مدل شاخصهای عملکردی به بررسی مستندات و شواهد موجود مبنی بر چگونگی عملکرد شرکت در هریک از کارکردهای منابع انسانی شرکت(جذب، حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد و...) م یپرداز د و شاخصهای ادراکی به شناسایی برداشتها، باورها و میزان رضایتمندی یا عدم رضایت سطوح مختلف کارکنان از کارکردها و فعالیتهای وابسته به حوزه منابع انسانی از ابعاد گوناگون می پردازد.

به منظور سنجش شاخصهای عملکردی از چک لیستهای استاندارد در روشها و مدلهای ارزیابی منابع انسانی (چک لیستهای دارای دامنه گسترده و عمق کم) و همچنین چک لیستهای حرفهای منابع انسانی نظیر چکلیستهای آرمسترانگ (چک لیستهای دارا ی دامنه محدود به یک زیر سیستم لیکن با عمق زیاد) استفاده می شود. روش کار به این شکل است که با کمک کارشناسان و متولیان هر یک از زیرسیستمهای حوزه منابع انسانی چک لیستهای مربوطه پاسخ داده م یشود، سپس نتایج هر یک از چک لیس ت ه ا استخراج و طبقه بندی شده و نقاط قوت و ضعف هر زیرسیستم مشخص می گردد.

در برخی از موارد وجود عارضه و کاستی در یک زیر سیستم موجب بروز اشکال و درنتیجه ناکارآمدی زیر سیستم دیگ ر ی می شود. به عنوان مثال نبود سیستم ارزیابی عملکرد کارآمد سبب بروز اشکالاتی در زیر سیستم حقوق و دستمز د و یا ارتقاء و ترفیع خواهد بود. بنابراین لازم است ارتباطات مابین زیرسیستمها نیز مشخص گردد و عارضههای تاثیر گذار بر سایر زیرسیستمها١ حسابداری منابع انسانی، ممیزی منابع انسانی، مطالعات موردی منابع انسانی، شاخصهای کلیدی، شاخص اثربخشی منابع انسانی، شاخص سرمایه فکری کارکنان، مدیریت بر مبنای هدف، تأثیر بر عملکرد سازمان، تعالی منابع انسانی و...

٢ مدل منابع انسانی بالدریج، مدل منابع انسانی دمینگ، مدل منابع انسانی بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت، مدل منابع انسانی استاندارد ایزو ٩٠٠١، مدل بلوغ  قابلیت افراد (پی.سی.ام.ام)، جایزه تعالی منابع انسانی و...

نیز شناسایی شود. بر این اساس پس از تحلیل نتایج در هر زیرسیستم دو دسته عارضه شناسایی می گرد د: عارض ههای داخل ی (عارضههای مربوط به خود زیرسیستم) و عارضههای خارجی (عارضههای مربوط به سایر زیرسیستمها).

پس از بررسی شاخصهای عملکردی میبایست به سراغ شاخصهای ادراکی رفته و حوزه منابع انسانی را از دیدگاه کارکنان مور د ارزیابی قرار داد. در این مدل برای سنجش شاخصهای ادراکی از دو ابزار بهره می گیریم. به منظور سنجش شاخصهای ادراک ی (نظرات) مدیران ارشد سازمان از روش مصاحبه نیمه ساختاریافته استفاده می شود و برای سنجش شاخصهای ادراکی سایر کارکنان از پرسشنامه استفاده می شود. پرسشنامههای متعددی جهت سنجش شاخصهای ادراکی کارکنان وجود دارد ک ه در این مد ل از بومی شده پرسشنامه مینه سوتا استفاده می شود. در این پرسشنامه ٩ عامل که در شکل زیر نشان داده شده است مورد سنج ش قرار می گیرد.

روش کار به این شکل است که ابتدا پرسشنامه بر اساس یافتههای حاصل از شاخصهای عملکردی بومی س ازی می شو د. برای تکمیل پرسشنامهها میبایست ابتدا کارکنان به گونهای طبقهب ندی شوند که حداکثر نزدیک ی نظرات وجود داشته باش  د (این طبقهبندی می تواند بر اساس سطوح سازمانی و یا مدرک تحصیلی و... باشد). سپس کارکنان در قالب کارگاههای همفکری ب ه سوالات پرسشنامه پاسخ می دهند و در حین پاسخ گویی به سوالا ت، پرسش و پاسخهای ی نیز صورت گرفت ه و نتایج حاص  ل یادداشت می شود. پس از تکمیل پرسشنامهها نتایج استخراج و تحلیل می گردد.

در گام آخر میبایست نتایج حاصل از سنجش شاخصهای ادراکی و عملکردی به صورت یکپارچه مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد و نتیجه این گام می تواند نقاط قوت و ضعف حوزه منابع انسانی و در نتیجه اقدامات اصلاحی و پروژههای بهبود را مشخص ساز د.

سپس میبایست بر اساس عواملی نظیر تقدم و تاخر محتوایی پروژهها نسبت به یکدیگر، م نابع، امکانات و الزامات مورد نی ا ز، ضرورت و فوریت موضوع، سطح مسئولیت و حیطه اختیارات، اقدامات اصلاحی و پروژههای بهبود پیشبینی شده را اولوی تبندی نموده و شرایط لازم را برای اجرا و پیادهسازی فراهم نمود.

آنچه در اینجا به آن اشاره گردید، در حقیقت فراهمسازی مقدمات نظام جامع منابع انسانی است. چارچوب اصلی نظام جامع منابع انسانی، استراتژی منابع انسانی است که سایر زیرسیستمهای منابع انسانی بر روی آن قرار می گیرد. در مقاله بعد به ارائه تجربیات گروه توسعه منابع انسانی در زمینه تدوین استراتژی منابع انسانی خواهیم پرداخت.